Wszystkie drogi prowadzą... na konferencję, czyli dobra lokalizacja
Bez względu na to, czy zaproszeni goście pochodzą z miasta, w którym odbywa się konferencja, czy przyjadą na nią z całego kraju i świata, miejsce konferencji powinno być świetnie skomunikowane. Goście z miasta powinni móc bez problemu dojechać samochodami, taksówkami czy komunikacją miejską. Ci, którzy przybywają z daleka, nie powinni tracić czasu na długi dojazd z dworca czy lotniska na miejsce. Źle skomunikowane miejsce konferencji, oddalone od głównych arterii sprawi, że goście dotrą zmęczeni. Idealnym wyborem jest obiekt zlokalizowany blisko lotniska, dworca kolejowego, dobrze skomunikowany drogowo. Dzięki temu goście z łatwością dotrą na miejsce, a ich podróż będzie możliwie najmniej uciążliwa.
Hotel, restauracja czy centrum konferencyjne?
Wybór rodzaju obiektu zależy od wielu czynników. Przede wszystkim chodzi o prestiż i wsparcie wizerunku marki. Warto zwrócić uwagę na udogodnienia, jakie oferuje obiekt, jak sale konferencyjne, wyposażone w odpowiedni sprzęt do przeprowadzenia wystąpień. Jednym z pierwszych kryteriów doboru właściwego miejsca jest ilość uczestników wydarzenia. W Airport Hotel Okęcie umożliwiamy organizację konferencji nawet dla 1860 uczestników. Nie bez znaczenia jest charakter sal konferencyjnych. Mogą mieć one formę kinową, idealną dla dużych wykładów i wystąpień, ale także klasową, dobrą do przeprowadzania warsztatów. Ważna jest też obecność sali bankietowej oraz wsparcie „after hours”, by goście po głównych wydarzeniach mieli okazję do nawiązania relacji biznesowo-towarzyskich. Dobrze jest więc wybrać miejsce skrojone do potrzeb konferencji – jej charakteru liczby uczestników oraz wydarzeń, jakie są zaplanowane w czasie jej trwania. Hotel z zapleczem konferencyjnym i restauracyjno–bankietowym jest najwygodniejszym miejscem na tego typu spotkania, zwłaszcza jeśli mają mieć one charakter kilkudniowy. W takim wypadku trzeba też zapewnić gościom nocleg.
A co z miejscami noclegowymi?
Istnieje wiele centrów konferencyjnych bez baz noclegowych. Jeśli zdecydujesz się na wybór takiego obiektu, trzeba zapewnić gościom nocleg w pobliskich hotelach, nie zapominając jednocześnie o konieczności zapewnienia im dojazdu do tych miejsc. To generuje nie tylko dodatkowe koszty, ale stwarza konieczność zorganizowania wszystkiego tak, by zapewnić gościom komfort. Dużo wygodniejszym rozwiązaniem jest wybór hotelu z zapleczem konferencyjnym oraz odpowiednią ilością miejsc noclegowych. To bardzo komfortowe dla gości oraz organizatorów. Wygodny pokój hotelowy „na miejscu” to zdecydowanie najlepsze rozwiązanie, dlatego warto szukać właśnie takich obiektów, jeśli konferencja jest kilkudniowa lub połączona z noclegiem. W przypadku gości z całego kraju i świata jest to niezbędne.
Dobre jedzenie pozostawia dobre wrażenie
Catering na wysokim poziomie może pozostawić bardzo dobre wrażenie po całym wydarzeniu. To element, o który naprawdę warto zadbać. Najwygodniej jest skorzystać z oferty miejsca, które wybierasz na konferencję, ale jeśli nie cieszy się ono dobrą sławą w tym zakresie, możesz zlecić dostarczenie jedzenia firmie z zewnątrz, co oczywiście nieco komplikuje cały proces. Czasem jest też niemożliwe, bo na przykład obiekt nie zgadza się na takie rozwiązanie. Warto więc postawić na miejsca z dobrym jedzeniem, gdzie masz pewność, że catering będzie na najwyższym poziomie. Wybierając menu, staraj się je różnicować, uwzględniając różnorodne preferencje i potrzeby gości konferencji, by nikt nie wyszedł głodny. Oprócz standardowego menu zadbaj o potrawy wegańskie, wegetariańskie, ale także na przykład bezglutenowe. Jeśli goście są międzynarodowi, niech to będzie kuchnia z różnych stron świata lub przeciwnie – lokalna, co zwykle cieszy się zainteresowaniem gości.
Miejsca parkingowe
To element, który wydaje się oczywisty, ale nie zawsze taki jest. Odpowiednia ilość miejsc parkingowych przy obiekcie jest kluczowa, zwłaszcza jeśli spodziewasz się, że goście przyjadą swoimi samochodami. Nie powinni napotkać żadnych problemów, związanych z brakiem miejsc parkingowych, bo to jeszcze przed rozpoczęciem spotkania pozostawia złe wrażenie. Warto więc wybrać obiekty, gdzie z parkowaniem nie ma problemu.
Airport Hotel Okęcie – centrum konferencyjne, którego szukasz!
Nasz hotel to doskonałe miejsce na konferencję biznesową, gdzie zorganizujesz duże wydarzenie, jak i mniej formalny event. W Airport Hotel Okęcie do dyspozycji masz 17 sal konferencyjnych i 4 punkty gastronomiczne. Dysponujemy też zapleczem „after hours”. Nie musisz martwić się o miejsca noclegowe – w hotelu masz je na miejscu dla wszystkich swoich gości. Mamy duży parking, a także doskonałą lokalizację! Jesteśmy przy samym lotnisku, co sprawia, że hotel jest doskonale skomunikowany! Goście z łatwością dotrą tu z dworca kolejowego, dojadą samochodem, a lądując na Okęciu, są na miejscu! Dzięki takiej lokalizacji możesz z powodzeniem zorganizować u nas nawet konferencję międzynarodową. Nasze doświadczenie w organizacji tego typu eventów pozwala nam dopasować je do Twoich potrzeb i zapewnić najwyższy standard obsługi.
Wybór miejsca na konferencję biznesową to nie lada wyzwanie! Warto dobrze je przemyśleć, bo to w dużym stopniu od niego zależy powodzenie całego wydarzenia, zadowolenie zaproszonych gości i efekt, jaki ma przynieść, a więc budowanie wizerunku marki, nawiązanie nowych i zacieśnienie dotychczasowych kontaktów, co w konsekwencji przyczynia się do rozwoju firmy.