Jaki hotel z dużą przestrzenią eventową wybrać?

Na co zwrócić uwagę, wybierając hotel z dużą przestrzenią eventową?

Na start warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

• Jakiego typu wydarzenie organizujesz?

  • elegancka gala,

  • merytoryczny kongres,

  • sprzedażowa konferencja,

  • premiera produktu,

  • event hybrydowy lub online?

• Ilu gości chcesz zaprosić?

• Czy uczestnicy będą potrzebować noclegu?

• Jak ważna jest część integracyjna / networkingowa?

Dopiero wtedy ma sens porównywanie hoteli. Zwróć uwagę, czy obiekt:

• ma kilka sal o różnej wielkości, które można łączyć lub dzielić,

• oferuje reprezentacyjną salę główną oraz mniejsze sale warsztatowe,

• pozwala na różne ustawienia: teatralne, szkolne, bankietowe, w podkowę, koktajlowe,

• daje możliwość szybkiej zmiany aranżacji w ciągu dnia,

• posiada przestrzenie do networkingu – foyer, lobby, bary, tarasy.

Ogromnym plusem jest też nocleg w tym samym miejscu. Uczestnicy mogą połączyć część merytoryczną z integracją, nie trzeba organizować dodatkowych transferów po mieście, a Ty masz wszystko pod jednym dachem.

Lokalizacja i dojazd – nie tylko na mapie

Nawet najbardziej efektowna sala przestaje robić wrażenie, jeśli uczestnicy spędzą pół dnia w korkach.

Przy wydarzeniach ogólnopolskich i międzynarodowych dużym plusem jest bliskość:

• lotniska,

• ważnych węzłów drogowych,

• linii transportu publicznego.

Hotel zlokalizowany w sąsiedztwie Lotniska Chopina w Warszawie to duże ułatwienie: dla osób przylatujących samolotem droga jest prosta – z samolotu prosto do hotelu. Dodatkowo warto sprawdzić:

• dostęp do komunikacji miejskiej (autobusy, tramwaje, SKM),

• możliwość organizacji transferów dla grup,

• liczbę miejsc parkingowych.

To wszystko przekłada się na:

• punktualne rozpoczęcie konferencji czy gali,

• mniej stresu związanego z dojazdem,

• wyższą frekwencję – bo uczestnikom po prostu łatwiej dotrzeć na miejsce.

Przestrzeń eventowa – nie tylko metry kwadratowe

„Duża sala” to nie tylko powierzchnia podana w katalogu. Przy większych wydarzeniach kluczowe są także:

• wysokość sali – ważna przy budowie sceny, montażu oświetlenia, dekoracji, ekranów LED,

• dostęp do światła dziennego – szczególnie przy całodziennych konferencjach,

• możliwość pełnego zaciemnienia – przy pokazach multimedialnych, mappingu, koncertowej oprawie,

• nagłośnienie, projekcja, oświetlenie – najlepiej w standardzie, bez konieczności dociągania wszystkiego z zewnątrz,

• stabilne, szybkie łącze internetowe,

• możliwość realizacji tłumaczeń symultanicznych oraz obsługi streamingu.

Dobrze, gdy przestrzeń można podzielić na strefy:

• główną (plenarną),

• warsztatową,

• ekspozycyjną (strefa partnerów, sponsorów),

• networkingową (miejsce na kawę, rozmowy, krótkie meetingi).

Dzięki temu uczestnicy mogą swobodnie przemieszczać się między prelekcjami, stoiskami a mniej formalnymi rozmowami.

Airport Hotel Okęcie – przykład dużej przestrzeni eventowej w Warszawie

Airport Hotel Okęcie to hotel, który często pojawia się na krótkiej liście organizatorów większych wydarzeń biznesowych w Warszawie.

Przestrzeń konferencyjno-eventowa

Na centrum konferencyjne składa się 17 sal o łącznej powierzchni ponad 2200 m². Umożliwia to organizację:

• kameralnych spotkań i szkoleń,

• średnich konferencji,

• dużych kongresów, gal i bankietów.

Sala Galaxy – główna przestrzeń eventowa hotelu:

• ma ponad 500 m² powierzchni i ok. 5 metrów wysokości,

• powstaje z połączenia trzech segmentów,

• mieści nawet ok. 700 osób w ustawieniu teatralnym,

• pozwala na budowę pełnowymiarowej sceny i wydzielenie miejsca na parkiet taneczny.

System ścian przesuwnych pozwala elastycznie dzielić przestrzeń na kilka równoległych stref. Salę można zarówno doświetlić światłem dziennym, jak i całkowicie zaciemnić – w zależności od charakteru wydarzenia.

Wydarzenia hybrydowe i online

Hotel nie ogranicza się tylko do spotkań stacjonarnych. Do dyspozycji organizatorów jest profesjonalne studio realizacyjne, które umożliwia m.in.:

• transmisje online,

• organizację wydarzeń hybrydowych,

• łączenie prelegentów i uczestników z różnych krajów przy zachowaniu dobrej jakości obrazu i dźwięku.

To rozwiązanie szczególnie przydatne, gdy część uczestników lub prelegentów nie może pojawić się na miejscu.

Noclegi i gastronomia

Zaplecze noclegowe to ponad 260 pokoi w różnych standardach. Dzięki temu można:

• zakwaterować większą grupę uczestników w jednym miejscu,

• zapewnić noclegi prelegentom,

• zorganizować kilkudniowy kongres bez potrzeby przenoszenia gości między obiektami.

Hotel oferuje też rozbudowaną infrastrukturę gastronomiczną:

• restauracje,

• bar widokowy,

• kawiarnię.

Pozwala to dopasować catering do charakteru wydarzenia – od przerw kawowych, przez lunche, aż po elegancką kolację lub bankiet.

Zespół i wsparcie organizacyjne

Sprzęt i metraż są ważne, ale o powodzeniu eventu w dużej mierze decydują ludzie, którzy nad nim czuwają.

W Airport Hotel Okęcie przy realizacji wydarzeń pracują m.in.:

• koordynatorzy konferencji,

• technicy i realizatorzy,

• specjaliści F&B (Food & Beverage),

• recepcja i obsługa gości.

Hotel ma doświadczenie we współpracy z wymagającymi klientami biznesowymi – realizuje kongresy, gale, konferencje sprzedażowe czy premiery produktów. Dzięki temu zespół:

• z wyprzedzeniem podpowiada możliwe rozwiązania,

• pomaga dobrać układ sal,

• doradza w kwestii menu,

• rekomenduje oprawę multimedialną i elementy programu towarzyszącego.

W dniu wydarzenia ekipa dba o logistykę, technikę i szybkie reagowanie na niespodzianki, tak aby organizator mógł skupić się na gościach i merytoryce.

Podsumowanie - dlaczego warto rozważyć Airport Hotel Okęcie?

Idealny hotel z dużą przestrzenią eventową powinien łączyć:

• dobrze skomunikowaną lokalizację,

• modułową przestrzeń konferencyjno-bankietową,

• nowoczesne zaplecze techniczne,

• komfortowe pokoje,

• doświadczony zespół.

Airport Hotel Okęcie, położony tuż obok Lotniska Chopina w Warszawie, spełnia te warunki. Oferuje:

• ponad 2200 m² modułowej przestrzeni w 17 salach,

• reprezentacyjną salę Galaxy dla kilkuset uczestników,

• możliwość organizacji wydarzeń stacjonarnych, hybrydowych i online,

• ponad 260 pokoi oraz rozbudowaną ofertę gastronomiczną.

Dzięki temu można zaplanować spójne, profesjonalne wydarzenie, które będzie dobrze wspominane przez uczestników – zarówno pod kątem merytoryki, jak i atmosfery.

Jeśli planują Państwo kongres, galę firmową, konferencję sprzedażową czy prestiżowy bankiet w Warszawie, warto wziąć Airport Hotel Okęcie pod uwagę jako potencjalną lokalizację i skontaktować się z działem sprzedaży po indywidualną ofertę.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

1. Jaką maksymalną liczbę uczestników może pomieścić hotelowa przestrzeń eventowa?

To zależy od konkretnego obiektu i ustawienia sali. Warto poprosić hotel o kilka wariantów:

• ustawienie teatralne,

• szkolne,

• bankietowe,

• koktajlowe,

oraz o przykładowe plany sal dla różnych wielkości grup.

2. Czy w hotelu można zorganizować wydarzenie hybrydowe lub w pełni online?

Tak, coraz więcej hoteli oferuje taką możliwość. Warto sprawdzić, czy dany obiekt:

• dysponuje profesjonalnym zapleczem audiowizualnym,

• zapewnia stabilne łącze internetowe,

• posiada studio lub dedykowaną przestrzeń do realizacji transmisji.

3. Czy uczestnicy mogą skorzystać z noclegu w tym samym miejscu?

W przypadku hoteli konferencyjnych – zazwyczaj tak. Dobrze jest dopytać o:

• liczbę dostępnych pokoi,

• standard i konfigurację (pojedyncze, podwójne, twin),

• ewentualne pakiety cenowe dla uczestników wydarzenia.

4. Z jakim wyprzedzeniem rezerwować dużą przestrzeń eventową?

Przy wydarzeniach dla kilkuset osób bezpiecznym rozwiązaniem jest kilka miesięcy wyprzedzenia. Dotyczy to szczególnie:

• sezonu wysokiego,

• terminów z dużą liczbą eventów biznesowych w dużych miastach.

5. Na co zwrócić uwagę przy porównywaniu ofert hoteli eventowych?

Poza ceną warto porównać:

• powierzchnię i wysokość sal,

• dostępne ustawienia i elastyczność aranżacji,

• standard nagłośnienia i oświetlenia,

• możliwość pełnego zaciemnienia,

• zaplecze techniczne (AV, internet, wsparcie techników),

• lokalizację i dojazd,

• liczbę miejsc noclegowych,

• ofertę gastronomiczną,

• doświadczenie hotelu w obsłudze podobnych wydarzeń.

6. Czy hotel może pomóc w organizacji dodatkowych atrakcji?

Tak, wiele hoteli:

• współpracuje z zewnętrznymi dostawcami (artyści, dekoracje, integracje),

• ma własne propozycje programu towarzyszącego.

Warto dopytać, jakie formy wsparcia organizacyjnego są dostępne i co hotel może przejąć na siebie.