Określenie planu konferencji biznesowej oraz jej agendy, czyli przygotowanie koncepcji
W czasie konferencji wszystko powinno być dopięte na ostatni guzik. Osoby odpowiedzialne za organizację muszą dokładnie znać plan wszystkich wydarzeń, nazwiska prelegentów, tematy wykładów czy warsztatów. Stworzenie odpowiednio szczegółowej agendy, jest kluczowe dla dobrze przygotowanej konferencji, gdzie wszystko przebiega sprawnie i zgodnie z planem. Tu nie ma miejsca na chaos i brak informacji. Każdy z gości musi wiedzieć, gdzie pójść i czego się spodziewać. Logistyka i informacja są niezwykle ważne. Nawet jeśli w czasie eventu zdarzy się zmiana planów, należy zadbać o dobrą komunikację i komfort wszystkich gości. Wpadki mogą się zdarzyć, ale ważne jest to, by skutecznie na nie reagować. Szybkie dopasowanie się do sytuacji będzie z pewnością przez gości zauważone. W tworzeniu planu konferencji warto zostawić sobie przestrzeń na takie sytuacji i zaplanować sposób ich rozwiązywania. To swego rodzaju zarządzanie kryzysowe na małą skalę. Dzięki temu goście będą wiedzieli, że masz kontrolę nad wydarzeniami.
Data, zaproszenie gości i marketing
Organizując konferencję na wysokim poziomie, musisz zacząć ją planować odpowiednio wcześniej. Zwykle jest to kilka miesięcy. To czas na wyszukanie odpowiedniego miejsca, które będzie spełniało oczekiwania, ale także zaproszenie gości. Nie może być to na ostatnią chwilę. Goście muszą mieć możliwość wpisania sobie tego wydarzenia do terminarza kilka tygodni wcześniej. To także czas na intensywne działania marketingowe, promujące wydarzenie. Te zależą oczywiście od rodzaju konferencji i grupy docelowej. Musisz mieć przestrzeń na przygotowanie projektów graficznych, związanych z wydarzeniem, ich wydrukowanie, ale także działania związane z publikacją różnych materiałów i dotarciem do odbiorców online. Marketing związany z konferencją jest ważny nie tylko ze względu na uczestników wydarzeń, ale i budowanie marki oraz prestiżu firmy. Warto zadbać o to wszystko odpowiednio wcześniej.
Wybierz miejsce z odpowiednią lokalizacją
Jeśli chcesz organizować konferencję biznesową na najwyższym poziomie, lokalizacja miejsca jest niezwykle ważna. Jak ją zaplanować? Wiele zależy od tego, kim są Twoi klienci i skąd przybędą. Jeśli wiesz, że większość z nich przyjedzie samochodami, zadbaj o odpowiednią ilość miejsca parkingowych. W przypadku gości, którzy przyjadą z całego kraju, a nawet świata, wybór lokalizacji jest kluczowy. Położenie niedaleko portu lotniczego, dworca kolejowego czy autostrady jest z pewnością najlepszym rozwiązaniem. Goście po wielogodzinnej podróży samolotem czy pociągiem, po przyjeździe nie muszą jechać kolejną godzinę lub więcej na miejsce. Dokładnie takie jest położenie Airport Hotel Okęcie – blisko lotniska, autostrady i dworca kolejowego.
Catering i noclegi – zadbaj o komfort i dobre wrażenie
Planowanie konferencji biznesowej to także zadbanie o dobre samopoczucie gości. A catering konferencyjny jest jednym z ważnych elementów dobrego wrażenia, jakie może pozostawić po sobie event. Zadbaj o to, by był na najwyższym poziomie! Powinien on obejmować przekąski i napoje, ale nie tylko. Jeśli konferencja połączona jest z wieczornym spotkaniem biznesowym, menu powinno być jak najlepsze! Musi obejmować różne preferencje gości – dania wegańskie, wegetariańskie czy bezglutenowe. Można serwować potrawy z różnych stron świata, ale też postawić na regionalne przysmaki, zwłaszcza gdy zapraszasz gości zagranicznych. Zwykle są oni ciekawi lokalnej kuchni. Jeśli konferencja jest kilkudniowa, koniecznie zadbaj o noclegi. Warto, by były one możliwie najbliżej miejsca, gdzie odbywają się główne wydarzenia. Jeśli centrum konferencyjne jest w innym miejscu niż hotel, pomyśl także o zorganizowaniu gościom dojazdu na miejsce noclegu.
Hotel z zapleczem konferencyjnym – dlaczego to najlepszy pomysł?
Przygotowanie konferencji biznesowej na wysokim poziomie to wyzwanie. Wybór miejsca jest tu kluczowy! Pozwala nie tylko na doskonałe zaprezentowanie firmy, ale jednocześnie na scedowanie wielu obowiązków na obsługę. Hotel z zapleczem konferencyjnym ma mnóstwo zalet, bo:
-
zapewnia dostęp do sal konferencyjnych, wyposażonych w odpowiedni sprzęt – w przypadku naszego hotelu to aż 17 sal konferencyjnych, na ponad 2200 m2 powierzchni biznesowej;
-
umożliwia zorganizowanie komfortowych noclegów na miejscu – wygodne pokoje hotelowe, to najlepsze rozwiązanie w czasie kilkudniowych konferencji biznesowych, jak i świetny wybór dla gości, którzy przyjechali z daleka, nawet jeśli konferencja jest jednodniowym wydarzeniem;
-
gwarantuje miejsca parkingowe – w naszym hotelu parking pomieści aż 220 samochodów;
-
zapewnia catering – zarówno w formie przekąsek, jak i pełnych dań – to nie tylko gwarancja świeżości i najwyższej jakości serwowanych posiłków i napojów, ale także profesjonalna obsługa gości w trakcie ich serwowania;
-
umożliwia zorganizowanie bankietów – dysponujemy aż 4 restauracjami, które z powodzeniem obsłużą bardzo wielu gości. Doświadczenie hotelu w organizowaniu konferencji zapewnia doskonałe wsparcie Tobie, jako organizatorowi całego wydarzenia i ułatwia organizację;
-
gwarantuje wsparcie obsługi w czasie wydarzenia – hotel z zapleczem konferencyjnym i doświadczeniem w prowadzeniu takich wydarzeń zdejmuje Ci z głowy bardzo wiele obowiązków, znacząco wspomagając obsługę i organizację konferencji. Tobie pozostaje ustalenie najważniejszych kwestii i dbałość o sprawy merytoryczne. Dzięki temu wszystko idzie znacznie sprawniej i na najwyższym poziomie.
Organizacja konferencji biznesowej to zadanie dla wielu osób. Przekazanie części tych obowiązków doświadczonej obsłudze w hotelu z zapleczem konferencyjnym, to przepis na udane wydarzenie i sposób na to, byś mógł/ła skupić się na meritum – promowaniu swojej firmy.